บริษัท คอฟฟี่มาร์ท จำกัด

ประวัติความเป็นมาของบริษัท

บริษัท คอฟฟี่มาร์ท จำกัด เริ่มก่อตั้งบริษัท ตั้งแต่ ปี 2541 ผู้ก่อตั้ง นาย ช่างปิง แซ่โค้ว  เพื่อผลิตและจำหน่ายกาแฟคั่วอุปกรณ์ในการชงกาแฟนำเข้าเครื่องชงกาแฟจากต่างประเทศทำให้บริษัทมีองค์ความรู้ในด้านการผลิตกาแฟในเมืองไทยและตลาดกาแฟต่างประเทศบริษัทได้มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่องโดยมีเป้าหมายที่จะเป็นผู้เชียวชาญในด้านกาแฟและเป็นหนึ่งเดียวในใจลูกค้า

               ปัจจุบันธุรกิจกาแฟของบริษัทคอมฟี่มาร์ท จำกัด เติบโตและสามารถรองรับการให้บริการให้กับลูกค้ากาแฟจากทั่วประเทศไม่ว่าจะห้างสรรพสินค้า ร้านอาหารและร้านกาแฟขนาดใหญ่หรือแม้แต่ร้านกาแฟขนาดเล็กสำหรับคนรักกาแฟที่อยากจะมีร้านกาแฟขนาดเล็กเราก็พร้อมให้บริการทั้งเมล็ดกาแฟ อุปกรณ์การชงหลักสูตรการอบรมหรือแม้การให้บริการช่วยเหลือให้คำแนะนำทางด้านธุรกิจกาแฟ

วิสัยทัศน์

1.    ให้ความสำคัญต่อการคิดค้นและวิจัยเพื่อพัฒนาสินค้าและบริการใหม่ๆที่ลูกค้าต้องการโดยใช้ความรู้ความชำนาญในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านธุรกิจกาแฟและให้ความสนใจในการรักษามาตรฐานคุณภาพผลิตภัณฑ์ให้คงที่และดีอยู่เสมอ

2.    เราจะยืนหยัดในความเป็นผู้นำโดยการส่งออกผลิตภัณฑ์กาแฟสู่ตลาดโลกโดยการมุ่งมั่นใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างคุ้มค่าสูงสุดตามความต้องการของผู้บริโภค

3.   เราจะให้ความสนใจในการทำธุรกิจด้านอาหารและเครื่องดื่มผ่านช่องทางการจัดจำหน่ายอย่างเหมาะสม

4.    เราจะพัฒนาอย่างต่อเนื่องทางด้านการจัดการและการบริหารทรัพยากรบุคคลตลอดจนการบริหารและจัดการอย่างเป็นระบบเพื่อประสิทธิภาพสูงสุดขององค์กร

บทบาทและหน้าที่ของแต่ละแผนกในบริษัท

1.   แผนกบัญชี

การจัดทำเงินและบัญชีจัดเป็นงานสนับสนุนที่สำคัญของส่วนราชการต่างๆ เพื่อให้การปฏิบัติงานเป็นไปตามแผนงานหรือนโยบายที่กำหนดไว้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการปฏิบัติงานด้านต่าง ๆ ได้มีหน้าที่ในการบันทึกและดูแลจัดเตรียมเช็คสั่งจ่ายการรับเงิน การจัดเก็บเงิน การนำเงินฝากธนาคาร รวมทั้งการตรวจสอบความถูกต้องเงินฝากธนาคารมีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วนของการบันทึกรายการ การจัดทำรายงานทางการเงินและบัญชี และการจัดเก็บเอกสารทางบัญชี

ปัญหาของแผนกบัญชี

1.  เอกสารต่างๆ มีจำนวนมาก 

2.  ค้นหาเอกสารได้ยากเนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ

3.  เอกสารสูญหายเพราะเอกสารมีมากและจัดเก็บไม่เป็นระเบียบอาจจะทำให้เกิดความเสียหายต่อบริษัทได้

4.  การทำงบประมาณการเงินทำได้ยากเพราะเอกสารมีจำนวนมากและจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ5.  การอนุมัติงบประมาณเป็นไปอย่างล่าช้า

2.  แผนกคลังสินค้า

ระบบการจัดการคลังสินค้าเป็นระบบที่ช่วยจัดการสินค้าในสต๊อกสินค้าของบริษัทให้เป็นไปอย่างเป็นระบบ เช่น การจ่ายสินค้า การนำเข้าสินค้า การบริหารการใช้วัตถุดิบในการผลิตสามารถรองรับการกำหนดคลังสินค้าได้จำนวนมากและแยกคลังได้หลายประเภทคลังสินค้าในแต่บริษัทสามารถรองรับทั้งสินค้าสำเร็จรูปวัสดุสิ้นเปลือง และวัตถุดิบสำหรับการผลิตและสามารถสร้างสินค้าเป็นชุดเมื่อทำการขายหรือเบิกสินค้า

ปัญหาของแผนกคลังสินค้า

                        1.  ในการเช็คสต็อกอาจเกิดความผิดพลาดขึ้นเนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้อาจลืมเช็คได้

                        2.  ไม่รู้จำนวนที่แท้จริงของสต๊อกสินค้าที่อยู่ภายในคลัง

                        3.   เอกสารสูญหายเพราะเอกสารมีมากและจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ

                        4.  การตรวจสอบทำได้อย่างล่าช้า

                        5.  ปัญหาไม่มีพนักงานที่รู้พื้นที่เก็บสินค้าแต่ละชนิดว่าอยู่ตรงไหนทำให้เกิดความล่าช้าได้

3.  แผนกการขาย

 มีหน้าที่ในการบริการจำหน่ายสินค้าให้กับลูกค้าโดยแผนกขายจะมีการเก็บข้อมูลของลูกค้าที่มาสั่งซื้อและข้อมูลการสั่งซื้อเก็บข้อมูลการขายสินค้า

ปัญหาของแผนกการขาย

                        1.  เนื่องจากสินค้ามีปริมาณมากทำให้กำหนดและวางแผนการตลาดได้ยุ่งยาก

                        2.  เอกสารสูญหายเพราะเอกสารมีมากและจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ

                        3.  การตรวจสอบสต๊อกในคลังสินค้าทำได้ล่าช้า

4.  แผนกจัดซื้อ

มีหน้าที่จัดซื้อวัตถุดิบชิ้นส่วนหรือวัสดุต่างๆที่หน่วยงานต้องการให้ตรงกับความต้องการทั้งในด้านปริมาณคุณภาพและเวลาโดยให้มีต้นทุนค่าใช้จ่ายที่ต่ำที่สุด

ปัญหาของแผนกจัดซื้อ

  1. ไม่ทราบราคาของวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิตไม่แน่นอน

  2.  เวลาในการสั่งของสินค้าและได้รับนั้นไม่ตรงตามระยะเวลาที่กำหนด

  3.  เอกสารที่ใช้ในการสั่งซื้ออาจสูญหายได้เนื่องจากการจัดเก็บข้อมูลไม่เป็นระเบียบ

  4.  การค้นหาเอกสารอาจจะได้ยาก

5.   แผนกจัดส่งสินค้า

มีหน้าที่ในการจัดส่งสินค้าไปให้ลูกค้าหรือผู้บริโภคโดยรับสินค้าจากแผนกคลังสินค้า

ปัญหาของแผนกจัดส่งสินค้า

1. เอกสารข้อมูลสินค้ามีจำนวนมากเนื่องจากสินค้ามีหลายชนิดและหลายขนาดทำให้การจัดเก็บเอกสารไม่เป็นระเบียบ

2. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสารเพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม

ค้นหาเอกสารข้อมูลสินค้าได้ยากเนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ

3. ถ้าข้อมูลสูญหายจะทำให้ไม่สามารถไปจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้าได้อาจทำให้ลูกค้าไม่พอใจ

4. ระยะเวลาในการจัดส่งสินค้าให้ลูกค้าอาจใช้เวลานานเนื่องจากต้องมีการค้นหาข้อมูลลูกค้าก่อน

5.  ข้อมูลมีความแตกต่างเช่นลูกค้ามีที่อยู่หลายที่ทำให้ไม่สามารถทราบได้ว่าจะจัดส่งสินค้าให้ไหน

ปัญหาระหว่างแผนก

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกซื้อ
1.  การอนุมัติสั่งซื่อล่าช้าทำให้ฝ่ายจัดซื้อเสียเวลาในการหาอุปกรณ์
2.  ต้นทุนในการซื้อสินค้าในการขนส่งสูงรายได้ต่ำ
3.  ฝ่ายจัดซื้อไม่แจ้งจำนวนเงินในการจำหน่ายสินค้าให้ฝ่ายบัญชีและการเงินทราบทำให้ฝ่ายบัญชีและการเงินไม่สามารถจัดทำงาบประมาณการเงินได้

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกขายสินค้า
1.  ในกรณีที่แผนกขายทำเอกสารในการขายสินค้าสูญหายแผนกบัญชีจะไม่ทราบยอดการขายสินค้า
2.  ในกรณีที่แผนกขายทำเอกสารใบเสร็จของลูกค้าสูญหายแผนกบัญชีก็จะไม่ทราบว่าลูกค้าจ่ายเงินหรือยัง    3.  ในกรณีที่แผนกขายได้ขายสินค้าไปโดยไม่ได้แจ้งให้แผนกบัญชีทราบจะทำให้ยอดขายกับยอดการเงินไม่เท่ากัน

ปัญหาระหว่างแผนกคลังสินค้ากับแผนกซื้อ

1.   แผนกซื้อสินค้าจะไม่รู้ว่าในแผนกคลังสินค้ามีสต๊อกสินค้าเหลือมากหรือน้อยเท่าไร

2.   แผนกซื้อสินค้าจะไม่รู้ว่าควรมีการสั่งซื้อสินค้าจำนวนเท่าไรมาไว้ในคลังสินค้าปัญหาระหว่าง

ปัญหาระหว่างแผนกขายสินค้ากับแผนกคลัง
1.  หากแผนกขายไม่มีเอกสารการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้าทำให้ฝ่ายคลังสินค้าไม่สามารถตรวจสอบสินค้าได้2.  ถ้าแผนกคลังสินค้าไม่ทราบยอดสินค้าทำให้เมื่อแผนกขายจะขายสินค้าก็จะไม่ทราบว่ามีสินค้าจำนวนเพียงพอหรือไม่

ปัญหาระหว่างแผนกขายสินค้าแผนกจัดส่งสินค้า

1.   หากแผนกขายไม่มีเอกสารข้อมูลของลูกค้าทำให้ฝ่ายส่งสินไม่สามารถตรวจสอบข้อมูลขอลูกค้าได้

2.    ถ้าแผนกขายทำเอกสารการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้าหายจะทำให้แผนกจัดส่งสินค้าไม่ทราบว่าจะส่งสินค้าให้กับลูกค้าไม่ได้

ปัญหาระหว่างแผนกคลังสินค้ากับแผนกจัดส่งสินค้า

1.   ถ้าแผนกคลังสินค้าไม่ทราบยอดสินค้าว่ามีพอสำหรับการจัดส่งสินค้าหรือไม่แผนกจัดส่งสินค้าก็อาจจะไม่มีสินค้าไปจัดส่งให้กับลูกค้า

2.   หากเอกสารในการจัดส่งสินค้าสูญหายแผนกคลังสินค้าก็จะไม่สามารถรู้จำนวนสิค้าที่จะจัดส่ง

ปัญหาทั้งหมดและระบบแก้ไขปัญหา
1. ในการเช็คสต็อกอาจเกิดความผิดพลาดขึ้นเนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้อาจลืมเช็คได้2.  ไม่รู้จำนวนที่แท้จริงของสต๊อกสินค้าที่อยู่ภายในคลัง3.   เอกสารสูญหายเพราะเอกสารมีมากและจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ
4.   การตรวจสอบทำได้อย่างล่าช้า 5.  ปัญหาไม่มีพนักงานที่รู้พื้นที่เก็บสินค้าแต่ละชนิดว่าอยู่ตรงไหนทำให้เกิดความล่าช้าได้6.   เนื่องจากสินค้ามีปริมาณมากทำให้กำหนดและวางแผนการตลาดได้ยุ่งยาก7.   การตรวจสอบสต๊อกในคลังสินค้าทำได้ล่าช้า8.   ไม่ทราบราคาของวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิตไม่แน่นอน9.    เวลาในการสั่งของสินค้าและได้รับนั้นไม่ตรงตามระยะเวลาที่กำหนด10.  เอกสารที่ใช้ในการสั่งซื้ออาจสูญหายได้เนื่องจากการจัดเก็บข้อมูลไม่เป็นระเบียบ11.  เอกสารข้อมูลสินค้ามีจำนวนมากเนื่องจากสินค้ามีหลายชนิดและหลายขนาดทำให้การจัดเก็บเอกสารไม่เป็นระเบียบ12.  เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสารเพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม13.   ค้นหาเอกสารข้อมูลสินค้าได้ยากเนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ14.   ถ้าข้อมูลสูญหายจะทำให้ไม่สามารถไปจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้าได้อาจทำให้ลูกค้าไม่พอใจ15.  ระยะเวลาในการจัดส่งสินค้าให้ลูกค้าอาจใช้เวลานานเนื่องจากต้องมีการค้นหาข้อมูลลูกค้าก่อน16. ข้อมูลมีความแตกต่าง เช่น  ลูกค้ามีที่อยู่หลายที่ทำให้ไม่สามารถทราบได้ว่าจะจัดส่งสินค้าให้ที่ไหน17.   การอนุมัติสั่งซื่อล่าช้าทำให้ฝ่ายจัดซื้อเสียเวลาในการหาอุปกรณ์18.   ต้นทุนในการซื้อสินค้าในการขนส่งสูง รายได้ต่ำ19.  เอกสารต่างๆ มีจำนวนมาก 
20.  ค้นหาเอกสารได้ยากเนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ21.  เอกสารสูญหายเพราะเอกสารมีมากและจัดเก็บไม่เป็นระเบียบอาจจะทำให้เกิดความเสียหายต่อบริษัทได้22.  การทำงบประมาณการเงินทำได้ยากเพราะเอกสารมีจำนวนมากและจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ5.การอนุมัติงบประมาณเป็นไปอย่างล่าช้า23.  มีเอกสารเป็นจำนวนมาก อาจสูญหายได้

24.  ฝ่ายจัดซื้อไม่แจ้งจำนวนเงินในการจำหน่ายสินค้าให้ฝ่ายบัญชีและการเงินทราบทำให้ฝ่ายบัญชีและการเงินไม่สามารถจัดทำงาบประมาณการเงินได้25.  ในกรณีที่แผนกขายทำเอกสารในการขายสินค้าสูญหายแผนกบัญชีจะไม่ทราบยอดการขายสินค้า

        26. ในกรณีที่แผนกขายทำเอกสารใบเสร็จของลูกค้าสูญหายแผนกบัญชีก็จะไม่ทราบว่าลูกค้าจ่ายเงินหรือยัง

        27. ในกรณีที่แผนกขายได้ขายสินค้าไปโดยไม่ได้แจ้งให้แผนกบัญชีทราบจะทำให้ยอดขายกับยอดการเงินไม่เท่ากัน

        28.  แผนกซื้อสินค้าจะไม่รู้ว่าในแผนกคลังสินค้ามีสต๊อกสินค้าเหลือมากหรือน้อยเท่าไร

        29.  แผนกซื้อสินค้าจะไม่รู้ว่าควรมีการสั่งซื้อสินค้าจำนวนเท่าไรมาไว้ในคลังสินค้า

        30.  หากแผนกขายไม่มีเอกสารการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้าทำให้ฝ่ายคลังสินค้าไม่สามารถตรวจสอบสินค้าได้

        31.  ถ้าแผนกคลังสินค้าไม่ทราบยอดสินค้าทำให้เมื่อแผนกขายจะขายสินค้าก็จะไม่ทราบว่ามีสินค้าจำนวนเพียงพอหรือไม่

        32.  หากแผนกขายไม่มีเอกสารข้อมูลของลูกค้าทำให้ฝ่ายส่งสินไม่สามารถตรวจสอบข้อมูลขอลูกค้าได้

        33.  ถ้าแผนกขายทำเอกสารการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้าหายจะทำให้แผนกจัดส่งสินค้าไม่ทราบว่าจะส่งสินค้าให้กับลูกค้าไม่ได้

        34.  ถ้าแผนกคลังสินค้าไม่ทราบยอดสินค้าว่ามีพอสำหรับการจัดส่งสินค้าหรือไม่แผนกจัดส่งสินค้าก็อาจจะไม่มีสินค้าไปจัดส่งให้กับลูกค้า

        35.  หากเอกสารในการจัดส่งสินค้าสูญหายแผนกคลังสินค้าก็จะไม่สามารถรู้จำนวนสิค้าที่จะจัดส่ง

วัตถุประสงค์ในการพัฒนาระบบ

ในการพัฒนาระบบฝ่ายขายมีวัตถุประสงค์ของการดำเนินงานเพื่อวิเคราะห์ออกแบบและพัฒนาให้เป็นระบบที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้

ขอบเขตของระบบ

1. ระบบมีการป้องกันข้อมูลในเครือข่ายคอมพิวเตอร์

2. ระบบจะต้องแบ่งการทำงานแต่ละส่วนอย่างชัดเจนแต่ข้อมูลสามารถเชื่อมโยงกันได้

3. ระบบจะต้องรองรับการทำงานแบบ Multi-User ได้

4. ระบบจะต้องใช้งานง่ายและสะดวก

ประโยชน์ที่จะได้รับจากระบบใหม่

  1. ไม่มีการทำงานที่ซ้ำซ้อน

2.  ทุกแผนกสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้

3.  การท างานของแผนกฝ่ายขายจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น

4.  สามารถประมวลผลรายการธุรกรรมและติดตามรายการสั่งซื้อสินค้าได้

ขั้นตอนที่ 1

การค้นหาและเลือกสรรโครงการและการประเมินความต้องการของบริษัท

ตารางแสดงรายการการทำงาน (Functions) หรือกิจกรรมทั้งหมดของบริษัท

แสดงการจำแนกกิจกรรม (Activities) ของหน้า ที่การทำงาน (Functions) ในบริษัท

แสดงความสัมพันธ์ระหว่างหน้าที่และข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

ตารางสรุปการพิจารณาของโครงการพัฒนาระบบ

            จากการพิจารณาโครงการทั้ง 4 โครงการตามวัตถุประสงค์ลักษณะหรือขนาดของโครงการและ ผลประโยชน์จะพบว่าโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์และให้ผลประโยชน์แก่บริษัทมากที่สุดคือโครงการระบบการขายรองลงมาคือโครงการระบบการผลิตสินค้า ระบบคลังสินค้า และระบบบัญชีการเงิน ตามลำดับ บริษัทจึงเลือกพัฒนาโครงการระบบการขาย

ขั้นตอนที่ 2

การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

การกำหนดความต้องการของระบบ

โครงการในขั้นตอนที่ผ่านมาและได้มีการเก็บรวบรวมข้อมูลในเบื้องต้นเพื่อค้นหาปัญหาที่เกิด

ขึ้นมาบ้างแล้วนั้น ในขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบจึงเริ่ม ต้นด้วยการเก็บรวบรวมข้อมูล

เพิ่มเติม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น

ปัญหาที่พบจากระบบเดิม

1. แผนกฝ่ายขายกำหนดราคาสินค้าลำบากเนื่องจากสินค้ามีจำนวนมาก

2. ระบบไม่สามารถวิเคราะห์การขายได้

3. มีสินค้าใหม่ๆ เพิ่มขึ้น แต่ไม่มีชื่อสินค้าอยู่ในแผนกขาย

ความต้องการในระบบใหม่

1. สามารถเรียกดูข้อมูลสินค้าที่มีอยู่จริงในคลัง

2. สามารถแก้ไข หรือปรับปรุงข้อมูลราคาสนิค้าได้

3. สามารถคำนวณราคาสนิค้าได้โดยอัตโนมัติและแสดงรายงานได้

4. สามารถกำหนดกลุ่มลูกค้าและกลุ่มตลาด

5. ทุกแผนกสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้

6. สามารถสืบค้นข้อมูลสินค้าได้ตามเงื่อนไขที่ต้องการ

7. เพิ่มประสิทธิภาพในการท างานของฝ่ายขายและการตลาด

8. การจัดทำรายงานมีความสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น

ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ

1.  การทำงานจะมีความสะดวกและรวดเร็วกว่าระบบงานเดิม

2.  ไม่เกิดการซ้ำซ้อนของข้อมูลเพราะมีการจัดการ จัดเก็บ ข้อมูลที่ดีกว่าเดิม

3.  สามารถแก้ไขปัญหาในด้านต่าง  ๆ ของแต่ละแผนกได้อย่างมีประสิทธิภาพ

4.  ข้อมูลที่ได้มีความถูกต้องและเชื่อถือได้ เพื่อลดความผิดพลาดในการทำงาน

ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ         

1.นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ  เป็นบุคคลที่มีความรู้ในเรื่องของการทำงานของระบบสารสนเทศที่นำมาใช้   ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ  ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้  พนักงานหรือทีมโปรแกรม  จำทำเอกสารของระบบรวมถึงการทดสอบโปรแกรมของระบบ    และอื่น ๆ   ที่เกี่ยวข้อง

2.โปรแกรมเมอร์   ได้แก่  เจ้าหน้าที่ที่มีความรู้ทางด้านคอมพิวเตอร์ 3 คน  ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบที่ต้องการจะเปลี่ยนแปลง  รวมทั้งทดสอบโปรแกรมของระบบใหม่ 

ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร

            จากดังกล่าวเราอาจจะมีการแบ่งงานออกเป็นทีมหรือว่ามีการระบุหน้าที่ให้แต่ละฝ่ายหรือแต่ละคนทราบ เพื่อที่งานจะประสบผลสำเร็จ  ปัจจุบันทางบริษัทได้มีการใช้ระบบเครือข่าย  LAN  อยู่แล้วหรือเครือข่ายที่มีความเร็วสูงกว่านี้  มีรายละเอียดพอเข้าใจดังนี้

          1.  เครื่องแม่ข่าย (Server)                  จำนวน 5   เครื่อง

          2. เครื่องลูกข่าย (Workstation)         จำนวน 50   เครื่อง

          3.  เครื่องพิมพ์ (Printer)                    จำนวน 15 เครื่อง

ปัจจุบันทางบริษัทได้นำเทคโนโลยีหลายอย่างมาใช้ในการบริหารงาน  ซึ่งปัจจุบันมีรายละเอียดดังนี้

1.ระบบโปรแกรม  1  ระบบ

2.เครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายและลูกข่ายตามจำนวนที่บริษัทต้องการ

3.บุคลากรที่มีความรู้ความสามารถในการทำงานของโปรแกรม

4.อุปกรณ์อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องในการพัฒนาระบบ

สรุปงบประมาณที่ใช้ในของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้

1.  ในส่วนของผู้บริหาร

                -  ค่าตอบแทนสำหรับทีมงานพัฒนา

                - นักวิเคราะห์และออกแบบระบบโปรแกรมเมอร์                        65000

2.  แผนกทุกแผนกที่มีการเปลี่ยนแปลงระบบ

                -  ค่าการฝึกอบรมพนักงานใหม่เกี่ยวกับระบบใหม่                      25000

3. การจัดซื้ออุปกรณ์ต่าง ๆ   

                 -  เครื่องคอมพิวเตอร์และโปรแกรมที่ใช้ในการลงระบบ           60000   

                 -  อื่น ๆ                                                                                                  15000   

ประมาณการใช้งบประมาณ

                    จากรายการดังกล่าวเป็นเพียงการประมาณค่าใช้จ่ายคร่าวๆ  ที่ทางองค์กรจ่ายในการปรับปรุงระบบ   ซึ่งอาจจะมีค่าใช้จ่ายมากกว่านี้ที่ใช้เพราะในแต่ละองค์กรจะมีหลายแผนกในการทำงานและงานในแต่ละระบบจะมีขั้นตอนที่ซับซ้อนมาก  ดังนั้นค่าใช้จ่ายจึงไม่เท่ากัน

ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน

              ระยะเวลาในการดำเนินงานการวิเคราะห์ระบบของบริษัท คอฟฟี่ จำกัด  ที่ต้องการนำระบบมาใช้ในการทำงานในส่วนของระบบจัดการตารางเวลาเพื่อความสะดวกในส่วนของการทำงานภายในบริษัท ซึ่งก่อนที่จะได้เริ่มทำงานนั้นเราจะต้องใช้ระยะเวลาในการศึกษาถึงขั้นตอนต่าง ๆ  เป็นระยะเวลาประมาณ  5 เดือน  คือ เริ่มตั้งแต่มกราคม ถึง มิถุนายน  2554  ซึ่งสามารถแสดงรายละเอียดการดำเนินงานได้ดังนี้

รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร

                     จากการศึกษาปัญหาที่พบจากระบบเดิมของบริษัท ซี.พี.ค้าปลีกและการตลาด จำกัด ส่วนใหญ่บริษัทจะมีการนำเทคโนโลยีมาใช้แล้วบางส่วนแต่บางระบบก็ต้องการระบบที่มีประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้น ดังนั้นทางบริษัทจึงต้องมีการจัดทำระบบใหม่ขึ้น เมื่อเราทำการวิเคราะห์ระบบแล้วขั้นตอนต่าง ๆ ที่เราได้ทำก็จะจัดทำรายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหารเพื่อให้ทราบขั้นตอนต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับการวิเคราะห์ซึ่งจะมีขั้นตอนประกอบย่อย ๆเพื่อความเข้าใจง่าย 2 ด้านดังนี้

1. ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค

                      ในส่วนนี้อาจจะเกี่ยวกับ ฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ขอระบบเดิมว่ามีการใช้ส่วนใดบ้าง เช่น โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อใช้งานในด้านต่าง ๆ และอุปกรณ์อื่น ๆ

2. ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน

                     ทำการศึกษาด้านต่าง ๆ ในการปฏิบัติงานของผู้ใช้ของระบบใหม่ที่จะนำมาใช้กับบริษัท ซึ่งขั้นตอนนี้จะเกี่ยวกับการทดสอบ การทดลองของระบบว่าระบบใหม่นี้มีผลต่อการทำงานของบริษัทอย่างไรจากการทำงานของนักวิเคราะห์ระบบผลที่ได้ประสบผลสำเร็จระบบที่ได้เป็นที่ตรงตามความต้องการของบริษัท

ขั้นตอนที่  3
การกำหนดความต้องการของระบบ

                     เมื่อโครงการพัฒนาระบบจัดการตารางเวลา ได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา ดั้งนั้นจึงเริ่มต้นด้วยความการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถาม (Questionnaire)บุคคลผู้ตอบแบบสอบถามคือผู้จัดการแผนกต่างๆ การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนา เนื่องจากทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์ ไม่ต้องมีกาจดบันทึก ไม่รบกวนเวลาทำงานของผู้จัดการแผนกต่างๆมากนัก สามารถเก็บข้อมูลได้มากตามการตั้งคำถามในแบบสอบถาม อีกทั้งผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูล

           โครงการพัฒนาระบบการผลิตและคลังสินค้า

มีวัตถุประสงค์เพื่อให้บริษัทมีจำนวนสินค้าที่เหมาะสมแก่การจำหน่าย โดยมีการเก็บข้อมูลจากฝ่ายขาย ว่าบริษัทมีการประมาณการจำหน่ายสินค้าอย่างไรและนำมาทำการ วิเคราะห์เพื่อผลิตสินค้า และคงคลังให้พอเหมาะ ซึ่งจะทำให้สามารถคาดคะเนการผลิตได้ถูกต้อง

-                   โครงการพัฒนาระบบการขาย

มีวัตถุประสงค์เพื่อให้การทำงานของบริษัทมีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น เริ่มตั้งแต่การจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ เช่น รายละเอียดลูกค้า รายละเอียดการขายสินค้า รวมถึงการบริการต่าง ๆ  แล้วทำการกระจายข้อมูลไปยังฝ่ายต่าง ๆ ที่ต้องการข้อมูลในส่วนนั้น ๆ เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

-                   โครงการพัฒนาบุคลากรในการทำงาน

มีวัตถุประสงค์เพื่อให้บุคลากรเข้าใจในบทบาทและหน้าที่ของตัวเอง และมีการอบรม สัมมนาให้บุคลากรทำงานในหน้าที่ของตนเองได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดเพื่อให้บริษัทมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

เมื่อพิจารณาวัตถุประสงค์ของโครงการทั้ง  4  แล้ว  พบว่าล้วนแล้วแต่ให้ประโยชน์กับบริษัทจึงจำเป็นต้องคัดเลือกโครงการที่เหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทมากที่สุด  ดังนั้นจึงเริ่มต้นด้วยการนำโครงการทั้ง 4 มาเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ของบริษัทเพื่อค้นหาโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์มากที่สุด  และสามารถบรรลุเป้าหมายสูงสุดของบริษัทได้  ดังรายละเอียดของตารางต่อไปนี้

ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้

จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลจากแผนกต่างๆ ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้

1. ข้อมูลระบบการทำงานของแต่ละแผนก

2. ความเหมาะสมของเวลาการทำงานต่อคนต่องาน

3. ระยะเวลาของแต่ละส่วนงานที่ได้รับ

ความต้องการของระบบใหม่ของผู้ใช้

จากการรวบรวมความต้องการของระบบใหม่ทำให้ทีมงานได้ข้อมูลเพิ่มเติม จังได้นำมาวิเคราะห์หาขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ตามความต้องการดังนี้

 1. สามารถเรียกดูข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น

 2. สามารถแก้ไข ปรับปรุงข้อมูลได้โดยสะดวก

 3. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

4.การจัดทำรายงานมีความสะดวกรวดเร็วขึ้นเพื่อเป็นการตอบสนองความต้องการดังกล่าว สามารถแบ่งการทำงานดังนี้

                ระบบการจัดการตารางเวลา เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับเวลา เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานและก่อให้เกิดผลกำไรต่อบริษัทมากที่สุด เพราะระบบจะทำการตรวจเช็คเวลาสินค้าที่ผลิตออกมาเวลามีระยะเวลาการทำงานเท่าไร เริ่มต้นและสิ้นสุดเท่าไร ทำให้สามารถผลิตสินค้าเสร็จตามระยะเวลาที่กำหนดไม่เกิดปัญหาต่อลูกค้าและบริษัท จึงก่อให้เกิดผลดีและกำไรสูงสุด

  

ขั้นตอนที่ 4

แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ

หลังจากโครงการพัฒนาระบบงานฝ่าย ได้รับการอนุมัติแล้ว ทีมงานพัฒนาระบบจึงได้วิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้จากผู้ใช้ระบบโดยสามารถจำลองได้ด้วยแผนภาพกระแสข้อมูล ดังนี้

Data Dictionary 

ขั้นตอนที่ 5

การออกแบบ User Interfaces

แฟ้มผู้ใช้งานระบบ

1. ผู้ดู แลระบบสามารถกำหนดสิทธิ การใช้ ข้อมูลของผู้ใช้ งานแต่ ละคนหรือแต่ ละกลุ่ม ได้ ตาม

ต้องการ

2. ผู้ใช้ แต่ ละคนสามารถตั้งรหัสผ่าน (PassWord) ของตนเองได้

3. สามารถแบ่งระดับชั้นของผู้ใช้ งานได้ว่าเป็นพนักงาน, ผู้จัดการแผนก หรื อ ผู้ดู แลระบบ

4. สามารถกำหนดสิทธิ การใช้ ข้อมูลได้ ทุกเมนูย่อย แม้ แต่ เมนู ย่อย/รายงาน/งบการเงิน ที่สร้าง

ระบบขายสินเชื่อ

1. สามารถพิมพ์ และแก้ไขรูปแบบในแต่ ละเอกสารที่แตกต่างกันได้  3 รูปแบบตัวอย่าง เช่น ใบ

เสนอราคา , บิลเงินสด และเฉพาะใบสั่งขาย, ใบกำกับสินค้า/ใบกากับภาษี  สามารถกำหนดได้ ถึง9 แบบ

2. สามารถบันทึกขายสินค้าที่มี ภาษี มูลค่าเพิ่ม(VAT)อัตราปกติ  และที่ได้ รับยกเว้นภาษี  ไว้ ในบิ ลงใบเดียวกันได้

3. สามารถเปลี่ยนชื่อสินค้าในใบกำกับสินค้าได้ ตามต้องการ

4. สามารถขายสินค้าด้วยหน่วยนับที่แตกต่างกับหน่วยนับที่เก็บในสต๊อคได้ เพียงแต่ มี อัตราส่วนที่ สัมพันธ์กัน

รายละเอียดลูกค้า

1. สามารถพิมพ์รายชื่อของลูกค้าลงบนสติกเกอร์ และจ่าหน้าซองจดหมายได้

2. สามารถปรับเปลี่ยนรหัสลูกค้า, รหัสพนักงานขาย และรหัสรายได้ อื่น ๆ ได้ ตลอดเวลา

3. สามารถค้นหาข้อมูลตามรหัสลูกค้า หรือชื่อ บริษัท และมี  Look up ในกรณี ทีจำ รหัสไม่ ได้  

รายละเอียดสินค้า

1. สามารถเลือกได้ ว่าต้องการแสดงราคาขายที่ตัวสินค้าชุ ด หรือที่ส่วนประกอบ

2. ในการซื้อสินค้าชุ ด โปรแกรมจะทำการแตกย่อยเป็นส่วนประกอบและเพิ่มในสต็อคให้ทันที

3. การเพิ่มสินค้าชุดใหม่ ที่มี ส่วนประกอบคล้ายกับสินค้าชุดเดิม สามารถก๊อปปี้สินค้าชุดเดิมมา

แก้ไข-เพิ่มเติมได้ ทันที

4. สามารถกำหนดหน่วยนับซื้อ, หน่วยนับขาย ต่างกับหน่วยนับหลักได้  (หน่วยนับที่เก็บไว้ในสต๊อคและเป็นหน่วยที่เล็กที่สุด) แต่ ต้องมี อัตราส่วนที่สัมพันธ์ กับหน่วยนับหลัก และมี

ขั้นตอนที่ 6

การพัฒนาและติดตั้งระบบ

ในขั้นตอนของการติดตั้งระบบนี้ประกอบด้วยงานต่างๆ

        ที่จะต้องทำเป็นลำดับคือ

1. การเขียนโปรแกรมของระบบใหม่

2. ทดสอบโปรแกรม

3. การติดตั้งระบบใหม่

 สำหรับกระบวนการติดต้้งระบบนี้จะเริ่มลงมือหลังจากผู้บริหารได้ ตกลงยอมรับระบบใหม่ เรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนนี้ ประกอบด้วย การติดตั้งระบบใหม่และยกเลิกการทำงานของระบบเก่า ในระยะการติดตั้งระบบนี้จะเป็นส่วนที่ยากที่สุดในทุกๆ งาน ดังนั้นจึงควรเผื่อเวลาสำหรับทำงานในกรณีที่ ล่าช้ากว่ากำหนดเอาไว้ บ้าง  ในระหว่างการติดตั้งระบบ ปัญหาที่ไม่คาดคิดจากช่วงของการออกแบบระบบมักจะเกิดขึ้นกา แก้ไขปัญหาเหล่านี้จึงมีผลทำให้เราต้องเปลี่ยนแปลงสิ่งที่ได้ออกแบบไว้ดังนั้นนักวิเคราะห์ระบบที่ดีควรยอมรับการแก้ไขเหล่านั้น ในขณะเดียวกันก็ต้องพิจารณาความเหมาะสมไมปรับเปลี่ยนเกินความจำเป็นการติดตั้งระบบประกอบด้วย 3 อย่างด้วยกัน เริ่มจากการเขียนโปรแกรมในขั้นตอนสามารถรุ่น ระยะเวลาให้สั้นลงได้ ถ้าสามารถซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้แทนการการเขียนเองทั้งหมด ขั้นต่อไปคือ การทดสอบโปรแกรมซึ่งประกอบด้วยการทดสอบการทำงานแต่ละโปรแกรม การทดสอบระบบรวมและการทำเอกสารประกอบ ขั้นตอนสุดท้ายคือการติดตั้งระบบ

การเขียนโปรแกรมระบบใหม่  

1.  สรุปรูปแบบของข้อมูล  (Output)  และข้อมูลเข้า (Input)   ข้อมูลอกได้ แก่ รายงานรูปแบบต่าง

ที่ผู้ใช้หรือผู้บริหารต้องการ ส่วนข้อมูลเข้า ได้ แก่  หน้าจอ (Screen) สำหรับใส่ข้อมูลที่จำเป็นต้อง

ใช้ ในการออกแบบรายงานต่าง ๆ เหล่านั้น รวมแหล่งที่มาของข้อมูลและการเปลี่ยนรูปแบบของ

ข้อมูลเพื่อให้คอมพิวเตอร์ เข้าใจได้

2.  เขี ยนโปรแกรม  Flow Chart เพื่อแสดงการทางานทุกขันตอนของโปรแกรม

3.  ออกแบบแฟ้ มข้ อมูล  (File Layout) ตามความเหมาะสมในการใช้ งาน ลั กษณะแฟ้ มข้ อมู ล

4.  เขี ยนโปรแกรมภาษาคอมพิวเตอร์

5.  ทำาการ  Compile และตรวจสอบความถูกต้องในการท างานของโปรแกรม โดยอาจจะสมมติ

ข้อมูลง่าย ๆ ไว้ ใช้ เป็นตัวอย่างในการทดสอบ

6.  ทดสอบการท างานรวมของระบบ

การติดตั้งระบบใหม่  

เป็นขั้นการเปลี่ยนจากการทำงานแบบเดิมมาเป็นการทำงานในระบบใหม่งานขั้นนี้ไม่ค่อย

ซับซ้อนแต่ จะใช้ เวลานาน โดนทeงานดังต่อไปนี้

1. เขียนคู่มืออธิ บายการใช้ ระบบงาน

2. จัดทำแบบฟอร์มต่าง ๆ สำหรับใช้ กับระบบงานใหม่ 

3. จัดฝึกอบรมผู้ปฏิบั ติงานและผู้ใช้ จนมี ความเข้าใจ

4. เปลี่ยนข้อมูลที่เดิมมีอยู่แล้วให้เป็นข้อมูลระบบใหม่

ขั้นตอนที่ 7

ซ่อมบำรุงระบบ

1.ตรวจสอบการทำงานโดยภาพรวมและดูแลรักษาเครื่องคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์ต่างๆ

2.ทำการซ่อมแซมหรือแก้ไข อุปกรณ์ที่ขัดข้องหรือชำรุด

3.ดูแลให้มีการบำรุงรักษา ตามกำหนดในสัญญานี้

4.ประสานงานกับเจ้าหน้าที่ด้านสารสนเทศของในการทำให้ระบบคอมพิวเตอร์ ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ